Technische rapporten goed leesbaar maken

Hoe specifieker je expertise is, hoe lastiger het kan zijn om je analyses duidelijk aan anderen uit te leggen. Niet aan degenen binnen je expertisegebied, die hebben als het goed is aan een paar woorden genoeg. Maar klanten die geen directe kennis hebben van het expertisegebied, willen ook graag begrijpen wat de uitkomst van de analyses is en hoe deze op hoofdlijnen tot stand zijn gekomen. En deze klanten moeten vaak ook overtuigd worden om een bepaalde actie te ondernemen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een advies.

Hoe vertaal je nu je expertise op een duidelijke manier?

1. Breng eerst in kaart wie er allemaal belang hebben bij de analyses. Dat kan op basis van individuen of op basis van afdelingen en doelgroepen (klanten, afdeling marketing, manager, etc). Bedenk daarbij welke informatie deze verschillende personen of doelgroepen nodig hebben en hoe specifiek deze informatie moet zijn. Ook het denken over vervolgacties is hier belangrijk: wat moeten de personen of doelgroepen vervolgens met deze informatie doen? Mensen overtuigen om actie te ondernemen vraagt een andere benadering dan mensen informeren. Eventueel kun je een mooie tabel maken met alle betrokkenen, door hen benodigde informatie en gewenste vervolgacties erin.

2. Vertaal bovenstaand plan naar je rapport: welke onderdelen van het rapport moeten inzichtelijk zijn voor deze personen of groepen? Niet iedereen hoeft het volledige rapport te begrijpen. Werken met een duidelijke samenvatting, inleiding en conclusie doet hier wonderen. De methode en resultaten kun je zo insteken dat de hoofdlijnen voor alle (of meerdere) doelgroepen te volgen zijn en de details specifiek voor degenen die kennis van het vakgebied hebben. Ook is het een goed idee om te werken met bijlages waarin degenen met meer kennis alle achtergrondinformatie die ze nodig hebben, kunnen nalezen.

3. Bedenk eens op welke andere creatieve manier je de analyses kunt overbrengen. Denk dan aan korte video’s of een grafische weergave van de belangrijke uitkomsten. Persoonlijk ben ik fan van Dan Ariely, een psycholoog die onderzoek doet op het gebied van gedragseconomie. Hij weet in korte filmpjes zijn onderzoek goed voor het voetlicht te brengen en heel begrijpelijk uit te leggen. En als je heel creatief bent (of hier iemand voor kunt vragen), kun je wellicht een animatiefilmpje maken. Kijk eens naar dit mooie animatievoorbeeld over waar we door gemotiveerd worden: How Motivation is Driven by Purpose – and not Monetary Incentives.

Naast deze acties zijn ook een heldere formulering en een goede opbouw van je rapport van groot belang voor de leesbaarheid. Dit kan op meerdere niveaus, je kunt bijvoorbeeld werken met duidelijke kernzinnen.

Veel plezier met schrijven!

Duidelijke opbouw? Zorg voor kernzinnen!

Het belang van kernzinnen

Voor een prettig leesbare tekst, werk je bij voorkeur met kernzinnen. De kernzin is dé zin waar het in de betreffende alinea om draait en de rest van de alinea geeft hier een uitleg aan of onderbouwing voor. Deze kernzin bevindt zich idealiter op een centrale plaats binnen de alinea: als eerste zin, als tweede zin of als laatste zin.

Heb je de kernzin als eerste zin? Prachtig. De lezer weet gelijk waar het om gaat in deze alinea en leest makkelijk verder. Heb je de kernzin als tweede zin? Ook prima. De eerste zin vormt dan als het goed is een inleidende zin, om daarna de kern aan te geven in de tweede zin. Kernzin als laatste zin? Nu werk je naar de kern toe. Dit kan vooral prettig zijn als je kernzin echt een introductie of onderbouwing nodig heeft, voordat je deze geeft.

Check je eigen tekst

Leuk is het (of mogelijk vind je het minder leuk, maar het is evengoed bijzonder nuttig) om je eigen tekst langs te lopen op deze kernzinnen. Pak een markeerstift erbij en arceer alle kernzinnen. Vervolgens kun je jezelf deze vragen stellen:

  1. Bevat elke alinea een kernzin?
  2. Staat deze kernzin op een logische plaats in de alinea?
  3. Indien je bij vraag 1 en/of 2 nee hebt geantwoord: hoe kun je de alinea verbeteren door een juiste en krachtige kernzin op een logische plaats te zetten?

Het grote nadeel van onduidelijke kernzinnen of een gebrek aan kernzinnen, is dat de tekst lastiger leesbaar wordt. In veel scripties en onderzoeksrapporten die ik langs zie komen, bevatten de alinea’s geen duidelijke kernzin. Of er staat wel een kernzin, maar halverwege verdekt opgesteld in een veel te grote alinea. Pak er ook eens een tekst bij die je heel prettig vindt lezen en kijk wat de schrijver hier met de kernzinnen heeft gedaan.

Houd je aan één onderwerp per alinea

Elke alinea draait om één onderwerp, samen te vatten in die ene kernzin. Staan er meerdere onderwerpen in één alinea? Kijk of je kunt splitsen naar meerdere alinea’s of focus je meer op het hoofdonderwerp. Staan alinea’s over hetzelfde onderwerp verspreid door de tekst heen? Kijk of je juist kunt samenvoegen. Hier gaat het echt over de samenhang binnen en tussen de verschillende alinea’s.

Een goede tekst kun je op hoofdlijnen goed volgen door alleen de kernzinnen te lezen. Erg prettig voor de lezer met minder tijd, die je als schrijver wel graag zoveel mogelijk wilt meegeven. Van de inhoud welteverstaan, zonder dat de lezer verdwaalt in je tekst.

En dit blog? Ook hier is de eerste zin vaak de kernzin. :)

Zin in voorbeelden? Neem eens een kijkje op: http://www.taalwinkel.nl/schrijfproces/de-opbouw-van-een-alinea/.

Plannen? Van to-do lijst naar motivatie!

Heb jij veel ideeën over wat je allemaal kunt doen, maar altijd te weinig tijd? Waar veel mensen tegenaan lopen is geen tekort aan doelen, maar juist een teveel aan doelen. Met als risico dat je to-do lijst steeds langer wordt. Hoe breng je orde aan in wat je wilt bereiken, zodat je het ook echt kunt bereiken? Hieronder vind je een aantal tips.

  1. Zet je doelen op een lijst en zorg dat je deze makkelijk kunt terugvinden. Het voordeel van opschrijven is dat je ideeën uit je hoofd zijn (waarom dit zo waardevol is, lees je bij de volgende tip).
  1. Maak concrete plannen om je doelen te bereiken. Doelen waar je nog geen plan voor hebt, hebben de neiging om regelmatig vanuit je onbewuste boven te komen: het Zeigarnik effect. Onderzoekers Masicampo en Baumeister (2011) hebben dit aangetoond met een aantal experimenten. In één van de experimenten dachten studenten na over taken die ze nog niet hadden uitgevoerd. De ene groep maakte een plan voor het uitvoeren van de taken, terwijl de andere groep geen plan maakte. Een controlegroep dacht na over taken die ze al hadden uitgevoerd. Vervolgens mochten alle studenten een deel van een populair boek lezen. De studenten die geen plan hadden gemaakt, waren significant vaker afgeleid tijdens het lezen dan studenten die wel een plan hadden of studenten die de taken al hadden uitgevoerd. Daarnaast presteerden studenten die een plan hadden gemaakt significant beter dan studenten zonder plan bij het beantwoorden van vragen over de tekst die zij hadden gelezen. Een plan maken zorgt er dus voor dat je goed kunt focussen, vooral ook op andere taken die je erna doet.
  1. Schrappen is het toverwoord. Bedenk wat je de komende maand wilt bereiken, wat het komende jaar en welke ideeën het label ooit / misschien krijgen. Je kunt de doelen voor de komende maand het beste afstemmen op wat je het komende jaar wilt bereiken. Kies vervolgens waarvoor je echt wilt gaan, wat op dit moment het belangrijkste voor je is. Volgens David Allen, auteur van de bestseller Getting Things Done, moet je de keuze maken uit wel of niet iets doen: uitvoeren of schrappen! Vervolgens maak je de keuze uit direct doen (alles wat binnen twee minuten gedaan kan worden), delegeren of plannen.
  1. Plan elke dag tijd in om je doelen te bereiken. Maak je dagelijkse doel heel concreet, zodat je dit ook daadwerkelijk kunt uitvoeren. Het leuke is dat het dagelijks halen van (een onderdeel van) jouw doel je zelfvertrouwen en motivatie vergroot. Daar doen we het voor!

 

Gebruikte bronnen:
Allen, D. (2011). Getting things done. Prettig en efficiënt werken zonder stress. Sdu Uitgevers.
Masicampo, E. J., & Baumeister, R. F. (2011). Consider it done! Plan making can eliminate the cognitive effects of unfulfilled goals. Journal of Personality and Social Psychology101(4), 667.