Technische rapporten goed leesbaar maken

Hoe specifieker je expertise is, hoe lastiger het kan zijn om je analyses duidelijk aan anderen uit te leggen. Niet aan degenen binnen je expertisegebied, die hebben als het goed is aan een paar woorden genoeg. Maar klanten die geen directe kennis hebben van het expertisegebied, willen ook graag begrijpen wat de uitkomst van de analyses is en hoe deze op hoofdlijnen tot stand zijn gekomen. En deze klanten moeten vaak ook overtuigd worden om een bepaalde actie te ondernemen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een advies.

Hoe vertaal je nu je expertise op een duidelijke manier?

1. Breng eerst in kaart wie er allemaal belang hebben bij de analyses. Dat kan op basis van individuen of op basis van afdelingen en doelgroepen (klanten, afdeling marketing, manager, etc). Bedenk daarbij welke informatie deze verschillende personen of doelgroepen nodig hebben en hoe specifiek deze informatie moet zijn. Ook het denken over vervolgacties is hier belangrijk: wat moeten de personen of doelgroepen vervolgens met deze informatie doen? Mensen overtuigen om actie te ondernemen vraagt een andere benadering dan mensen informeren. Eventueel kun je een mooie tabel maken met alle betrokkenen, door hen benodigde informatie en gewenste vervolgacties erin.

2. Vertaal bovenstaand plan naar je rapport: welke onderdelen van het rapport moeten inzichtelijk zijn voor deze personen of groepen? Niet iedereen hoeft het volledige rapport te begrijpen. Werken met een duidelijke samenvatting, inleiding en conclusie doet hier wonderen. De methode en resultaten kun je zo insteken dat de hoofdlijnen voor alle (of meerdere) doelgroepen te volgen zijn en de details specifiek voor degenen die kennis van het vakgebied hebben. Ook is het een goed idee om te werken met bijlages waarin degenen met meer kennis alle achtergrondinformatie die ze nodig hebben, kunnen nalezen.

3. Bedenk eens op welke andere creatieve manier je de analyses kunt overbrengen. Denk dan aan korte video’s of een grafische weergave van de belangrijke uitkomsten. Persoonlijk ben ik fan van Dan Ariely, een psycholoog die onderzoek doet op het gebied van gedragseconomie. Hij weet in korte filmpjes zijn onderzoek goed voor het voetlicht te brengen en heel begrijpelijk uit te leggen. En als je heel creatief bent (of hier iemand voor kunt vragen), kun je wellicht een animatiefilmpje maken. Kijk eens naar dit mooie animatievoorbeeld over waar we door gemotiveerd worden: How Motivation is Driven by Purpose Рand not Monetary Incentives.

Naast deze acties zijn ook een heldere formulering en een goede opbouw van je rapport van groot belang voor de leesbaarheid. Dit kan op meerdere niveaus, je kunt bijvoorbeeld werken met duidelijke kernzinnen.

Veel plezier met schrijven!